Как се издава фактура: образец, реквизити, срок и номерация

Образецът по-горе работи в браузъра, без регистрация, и нищо от попълненото не се изпраща. Попълвате го, проверявате прегледа и го запазвате като PDF.

Как се издава фактура стъпка по стъпка

1. Вземете следващия номер. Десет цифри, поредни, без пропуски. След 0000000041 идва 0000000042.
2. Попълнете двете страни. Име, адрес и ЕИК на вашата фирма и на клиента, плюс ДДС номерата, ако сте регистрирани. За физическо лице: име, адрес и ЕГН.
3. Опишете какво продавате. Вид и количество на стоката или услугата, единична цена без ДДС и стойност.
4. Сметнете ДДС. Ставката, размерът на данъка и сумата за плащане. Без ДДС или при нулева ставка посочете основанието.
5. Посочете двете дати. Датата на издаване и датата на данъчното събитие, обикновено денят на доставката.
6. Изпратете я до 5 дни. На хартия или по електронен път, най-често като PDF по имейл.

Задължителни реквизити на фактура

Законът не дава готова бланка. Той изисква определено съдържание по чл. 114 от ЗДДС. На фактурата то изглежда така:

Ако клиентът е регистриран по ДДС, пишете и неговия ДДС номер. Пълният списък с изключенията е на страницата на НАП за фактурирането.

Фактура на фирма и на физическо лице

Разликата е в данните на получателя и в това дали фактурата е задължителна.

В образеца по-горе полето „ЕИК / ЕГН“ на получателя приема и двете.

Срок за издаване на фактура

Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от данъчното събитие. В общия случай това е денят, в който сте доставили стоката или сте завършили услугата.

След регистрация по ДДС фактурите за доставките между надвишаването на прага и връчването на акта за регистрация се издават до 5 дни след връчването. При много поръчки срокът лесно се изпуска, затова е най-добре фактурата да излиза в деня на доставката.

Номерация на фактури

Номерът на фактурата е от 10 цифри, само арабски. Фактурите вървят поред, без пропуски и повторения. Първата фактура е 0000000001.

• Повече от една поредица, например за отделни обекти, съгласувайте със счетоводителя. Всяка поредица пак е без пропуски.
• Пропуснат или повторен номер: кажете на счетоводителя веднага, преди дневникът за месеца да е подаден.
• Анулирана фактура не освобождава номера. Той остава зает, а фактурата се пази.
• Кредитните и дебитните известия вземат номер от същата поредица.

Фактура в евро

От 1 януари 2026 г. еврото е официалната валута в България, при фиксиран курс 1 евро = 1,95583 лева. Фактурите се издават в евро, както и счетоводството и декларациите.

Двойното обозначаване в лева и евро, което важеше до 8 август 2026 г. за цените на стоките и услугите, не се прилага при издаване на фактури по ЗДДС. НАП го посочва в отговорите си за въвеждането на еврото. Фактура само в евро между български фирми е напълно редовна, а образецът по-горе е в евро.

Фактура без ДДС

Фирма, която не е регистрирана по ЗДДС, също издава фактури. Разликите са три:

• Посочвате ЕИК, но не и ДДС номер.
• Не начислявате ДДС. Сумата за плащане е равна на данъчната основа.
• Пишете основанието за неначисляване: чл. 113, ал. 9 от ЗДДС.

В образеца изберете „Не съм регистриран по ЗДДС“ и основанието се попълва само.

Проформа фактура и авансово плащане

Проформата е предложение за плащане. Тя не е данъчен документ: не влиза в дневника за продажби и не взема номер от серията на фактурите.

Когато клиентът плати аванс, по проформа или без нея, издавате фактура за аванса до 5 дни от плащането. При доставката издавате окончателна фактура, в която приспадате вече фактурирания аванс.

Фактура на чуждестранна фирма

• Услуга за фирма от ЕС: не начислявате българско ДДС, пишете основанието чл. 21, ал. 2 от ЗДДС и текста „обратно начисляване“. Проверете ДДС номера на клиента в системата VIES.
• Стоки до фирма от ЕС: вътреобщностна доставка с нулева ставка, основание чл. 53, ал. 1 от ЗДДС. Срокът е до 15-о число на следващия месец.
• Без регистрация по ДДС: преди първата услуга за фирма от ЕС говорете със счетоводителя. Може да ви трябва регистрация по чл. 97а от ЗДДС.

Грешка във фактура: кредитно и дебитно известие

Издадената фактура не се поправя на ръка и не се изтрива. Ако цената се намали или сделката се развали, издавате кредитно известие. Ако цената се увеличи, издавате дебитно известие. Известието се издава до 5 дни от промяната и посочва номера и датата на фактурата, към която е.

При грешка в данните на клиента или в номера говорете със счетоводителя, преди фактурата да влезе в дневниците.

Най-честите грешки

• Номер с по-малко от 10 цифри или започнат отначало през новата година.
• Липсващ ЕИК на фирмата или ЕГН на физическото лице.
• Фактура, издадена след 5-дневния срок.
• Сума с ДДС, записана като цена без ДДС.
• Фирма без регистрация по ДДС, която начислява ДДС.
• Проформа, отчетена като фактура.

Когато издавате десетки фактури месечно

Образецът по-горе и безплатните програми за фактуриране решават бланката. Когато фактурите станат десетки на месец, времето отива другаде:

• данните за фактурата са в имейл, снимка на протокол или ред в таблица и трябва да се препишат;
• плащанията се сверяват с банковото извлечение ред по ред;
• на закъснелите клиенти трябва да се напише, а това се отлага (образци има в писмата за неплатени фактури);
• в края на месеца всичко се събира отново за счетоводителя.

Тази работа поема AI агентът за издаване на фактури. Той издава фактурите в програмата, която вече ползвате, проверява плащанията по извлечението и пише учтиво на клиентите, които закъсняват. Входящите фактури от доставчици поема AI агентът за фактури.

Често задавани въпроси

Как се издава фактура?

Попълвате задължителните реквизити: „ФАКТУРА“, следващия номер от 10 цифри, датата, данните на доставчика и получателя, стоката или услугата, цената без ДДС, ставката и размера на ДДС и сумата за плащане. Издавате я до 5 дни от доставката или от получаването на аванс и я давате на клиента на хартия или по електронен път.

В какъв срок се издава фактура?

Не по-късно от 5 дни от данъчното събитие, обикновено доставката, или от получаването на авансово плащане. При доставка на стоки до фирма в друга страна от ЕС срокът е до 15-о число на месеца след доставката.

Трябва ли ЕГН във фактура на физическо лице?

Да. Когато получателят е физическо лице, фактурата съдържа неговите име, адрес и ЕГН, а за чужденец личен номер на чужденец.

Колко цифри има номерът на фактурата?

Десет, само арабски цифри. Номерацията е поредна, без пропуски и повторения, и продължава и през новата година.

Задължително ли е фактурата да е в евро?

От 1 януари 2026 г. еврото е официалната валута в България и фактурите се издават в евро. Двойното обозначаване в лева и евро не важи за фактурите по ЗДДС.

Може ли фирма без регистрация по ДДС да издава фактури?

Да. Нерегистрираната фирма не начислява ДДС и посочва основанието: чл. 113, ал. 9 от ЗДДС.

Какво е проформа фактура?

Предложение за плащане. Тя не е данъчен документ, не влиза в дневника за продажби и няма номер от серията на фактурите. Когато клиентът плати по нея, издавате фактура до 5 дни от плащането.

Как е подготвена статията?

Статията е подготвена от Деан Дечев по данните на НАП за фактурирането и въвеждането на еврото, ЗДДС и Закона за счетоводството, проверени на 26 октомври 2026 г. Тя е обща информация. За доставка в чужбина или корекция попитайте счетоводителя си.